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17天筹备举办一场百人活动,我来说说哪些雷区不能踩

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有经验的活动运营都知道,百人活动如果筹备期低于2周就很难办起来,因此本文这场活动在一开始安排了约1个月的准备期。但是计划赶不上变化也是做活动的常态,当得知活动要提前,我们估算了一下时间还剩17天可以用,就硬着头皮上了。

本次活动是公司举办的品牌答谢宴会,邀请了约100位互联网圈的合作伙伴,在计划、执行期间遇到很多挑战,在此复盘并为其他小伙伴排雷。

本文3000字。

一、    活动策划

活动运营不打无准备的仗,在活动筹备的前期,可以先遵循黄金圈法则来做一个基础的规划。

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1、首先要明确活动目标和活动的定位,明确活动针对的群体。

本次活动为公司品牌活动,“感恩”与“展望”为重要关键词,由此活动围绕“大客户答谢”这一主要目的展开,着重加强与各大合作方之间的沟通交流,展现公司实力和展示品牌形象。

排雷:涉及到对外品牌形象展示的活动,在前期要注意多和上层领导做沟通交流。一方面,是要对自己所能掌握的底牌信息(活动预算、公司能给到的资源支持等)有所了解,另一方面是要尽快明确对方的诉求和想法,并根据自己的经验做出相应的判断——在双方都能接受的情况下,可以尽量满足对方的需求。如若对方的期望和实际落地执行之间存在偏差,就要提前将可能产生的后果告知对方,再根据对方可承受的程度进行及时调整。

要记住,活动运营首先要对自己的活动结果负责,要敢于推进和决策,切忌任何优柔寡断。

2、梳理活动的整体思路,确定每一环节相对应的执行排期。

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(本次活动的甘特图)

在明确活动目的以后,就要对活动有个整体的规划。就本次活动而言,我先确定了活动形式——酒会。气氛轻松且偏高端商务,比较适合招待我们互联网圈的大客户。后确定活动主题、内容、流程、主视觉调性和邀请方式等。

往泛了说,一场答谢酒会的前期筹备无非涉及到方案、场地、搭建、人员和物料这几个大项,但由于活动本身范围广、内容复杂,就决定了需要活动负责人员从一开始就对具体执行方案有一个全面深入的思考。一旦缺乏对策划步骤和时间推进节点的清晰认知和掌控,活动负责人员就很容易陷入混乱和被动。

排雷:在给自己排具体的活动推进表的时候,要尽量把所有计划提前,将最后一周的时间预留出来。在本次活动的前期策划期,我就面临活动筹备时间忽然被大幅缩减的意外情况。如果没有给自己预留时间,没有提前做好Plan B,在活动的筹备期就会相当手忙脚乱。

二、活动筹备期

这个阶段主要是将每一个策划步骤落实到细处并付诸行动。

1、活动场地的选择将直接影响活动的风格、规模和现场参会体验等

要办活动,场地先行,对于一场活动来说,场地从来都是重中之重。在本次活动中,我花了相当长的时间在场地确认上。除了要在预算可控的范围内尽量贴近活动主题,还要对周边环境、交通便利程度和内部可搭建区域等等有一定的考量。

哪些渠道可以找场地呢?为了让活动尽可能可控,我个人比较偏向通过熟人介绍和自己搜集这两种方式,但是会小二、酒店哥哥这类第三方平台也是可以参考的。如果你手里的预算宽裕,可以考虑直接和会议公司进行合作,他们一般手里会有大量场地方,能帮你在筹备和执行过程中节省很多沟通成本。

排雷:场地这块除了要看基础硬件设施,还要注意下餐饮和其他手续的办理。酒店还好,餐饮都是现成的,但是某些不具备宴请功能的场地例如文化艺术中心等,在确认场地的时候要尽量问清楚酒水茶歇怎么算,另外,要确认好场地内是否允许摆放引导物料,搭建方入场搭建及撤离的时间是否有特殊限制,搭建方停车或者入场需要办理哪些手续……有些场地方会存在一些特殊规定,尽早在签订合同前问清楚,后续出现问题的几率也就越低。

2、在定制物料和供应商的选择上,生活经验十分重要

我在伴手礼筹备这块栽了个大跟斗。

初期的设想是以“关爱你的精神、你的生活、你的精神生活”为主要slogan来定制书型盒,并在书型盒内放置定制咖啡、3D饼干、手工皂和一本书籍。结果在找供应商沟通的时候处处碰壁,最后在活动前一周把计划推翻重做,在活动前一天才全部落实制作到位。

我总结原因有以下两点:一是心理预期太高,二就是生活经验不足。在筹备的前期,了解从定制到出货的各道工序对每个活动运营人员来说相当有必要。

我建议在做伴手礼构思的时候做两套方案。第一套方案可以发挥想象,可以做完全自主设计。第二套方案则简单实用,重可执行性。这样拿着2套方案去找供应商,在出现现实落差的时候可以及时调整方案策略,以保证制作工期可控。

排雷:可以通过1688采购网和万能淘宝来筛选供应商。但在此之前,要明确定制物料的份数以及需要用到的材质、档次。如果份数在100左右,不建议定制(除非你有非常充裕的时间,或者是有私交特别好的供应商),一是综合性价比不高,二是很少会有供应商愿意接活(某些定制需求往往意味着要单独开模)。此外,需要算好物料从筹备到定制出货的工期,尽量预留3-4天的时间,以防出现样品质量不好,要全部返工的现象(毕竟供应商质量参差不齐)。

3、多部门沟通协作,需要进退有度

本次活动还涉及到公司内部各部门间的沟通协作——xx部门需要负责当天的活动执行,xx部门需要负责当天的客户接待,xx部需要负责线上线下物料设计……除此之外,还需要各老大配合列出需要邀请出席的大客户名单。

其中有以下几点需要格外注意:

①    需要多部门配合你工作的时候,直接找拥有话语权的各部门老大(或各老大的助理)沟通,并以邮件的形式确认,再由他们传达分配到人头;

②    在与各部门老大对接的时候要明确表达你的诉求,以及需要对方给到回馈的时间节点,并请务必告知对方一旦拖延将造成怎样的后果;

③    以上2点,请直接把大家拉到会议室开会说明,方便信息同步的同时,也利于互相监督,不要以为点对点的沟通就够了。

排雷:每个人都很忙,都有自己的事情要处理,你交代的事情很可能会忘记、拖延、仅部分完成,不要指望别人会自觉、主动地做好你认为他应该做好的事。提前把对方所需要知道的信息都整理好传达好,为对方多想一步,也是在为自己减少麻烦。所有需要对方配合的事都以正式的方式沟通到位,本次活动是走邮件并抄送所有人,并确定对方看到(收到不代表看到),同时要求对方回复邮件。

在活动开始前一定要开动员会,向所有工作人员再次强调下各自职责分工和所有注意事项。除了场地内部平面图及搭建区域等场地信息要分发下去之外,各自的站位和着装都要一一传达清楚。

三、活动执行期

当天客户答谢酒会的现场接待其实就一个关键词——细致。不管是客户接待还是现场互动,每一个环节都要预想到3个方面:是否安全、是否准备充分和是否体贴。

1、    会前有没有向工作组及嘉宾多次通知时间、地点及天气、交通;
2、    通往活动现场的途中有没有专人或指示牌进行引导;
3、    提前入场的人有没有对应的商务进行接待;
4、    假如嘉宾提前到达,有没有可供休息的地方;
5、    是否有茶水招待
6、    ……

除此之外,还要考虑到全场的安保,要专门留几位工作人员进行场控,要提前在门口安排专人给提前离场的人赠送伴手礼……每一个小细节都能看出活动主办方的处事态度,也将会直接影响到品牌口碑和后续的合作。

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(本次活动的总价表)

本场百人活动虽然只有17天筹备,但是整场活动没有出现大的漏洞,基本上各个环节都保障到位。活动运营对于自己举办的每场活动都能挑出很多问题,永远也不满足,这就需要不断反思、总结,并在下一次争取做到更好。一个好的线下活动运营一定是具备强执行力、强沟通力和强烈的利他精神的人。在成长为这样的人之前,一定要学会多想、敢做。

 

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